网易有道吴迎晖：企业应用助力创业团队的多种可能性

 　　北京时间4月29日，GMIC北京2016全球移动互联网大会在北京国家会议中心召开第二日，在下午举行的企业级移动应用与安全峰会中，网易有道副总裁与在场嘉宾一起分享了有道云协作作为一款企业级协作应用，是如何帮助如今广大的创业团队提高团队效率、解决创业难题的，以下是现场演讲摘要：

　　创业公司的难题

　　前两年O2O最疯狂的那段时间，O2O几乎成为了互联网创业代名词。但事实证明，众多创业精英们，拍着脑袋揣着梦想跳进来，却发现这里面全是坑。因为O2O日常运营里，单单是管理分散在各地的线下业务人员，就是一个超级大难题，很多O2O创业公司挨不过这一关也就很快的死掉了。

　　有一个叫做阳光印网的O2O创业公司，他们实际上是一家从传统印刷行业切入O2O领域的创业公司，他们面临的第一大困难就是，如何建立和管理它的业务体系和业务人员，"阳光印网"的业务范围涉及全国300个城市，每个城市对应的业务人员主要工作是摸排和联系业务供应商，这些业务员每天都会反馈大量且繁杂的业务信息，同时要从总部统一且快速地获取最新的业务资料。这么庞大的信息交汇，该怎么办呢?

　　另外一个现实的问题是，一家创业公司从最初的idea到最终做出app再发展成为一家成熟的公司，期间的人、物、信息的更替变化千千万万。那么如何才能够提升创业公司的效率呢?而传统的邮件来来往往几十封邮件是很常有的事，不仅效率低下，而且耗费了不必要的人力。

　　再或者用QQ和微信，QQ和微信的沟通都是碎片式的，也就是你一言我一语的，很难真正沉淀下来信息而且不够深入，而且在用QQ微信传输文件的过程中，经常会出现版本混乱的问题。

　　有道云协作：从资料管理切入企业市场

　　有道旗下产品有道云笔记，是一款以轻快免费为特点的云笔记类应用，目前国内用户超过4200万，是国内笔记应用第一。但云笔记从推出至今，我们也发现了一些不一样的变化：

　　从用户和产品的层面讲：在我们定期分析用户使用行为的时候，我们发现一个有趣的现象，越来越多的用户使用云笔记时不仅仅是简单的记录，而更多的开始用来办公，例如进行文档撰写，一些简单的办公协同等，同时也有很多的用户给我们反馈说希望能增加更多的办公功能。

　　而对标国外的一些产品的经验，比如说Google docs，我们发现有大量的企业对文档协作都很有需求，这类产品销售情况也很乐观。而国内目前还没有很好的一个产品满足这样的需求。

　　综合这些因素，我们在2014年底推出了有道云协作。而有道云协作作为一款基于文档管理和协作工具，是如何帮助创业团队的呢?有三个主要方面的功能：群、团队资料管理和即时通讯能够。

  资料管理：整理＋共享＋协作

　　中国的互联网用户被QQ微信的各种群教育了十几年，对群概念再熟悉不过了。而有道云协作的群，基本上也是通过相同兴趣/项目/职能，而把不同的人汇聚到一起的组织，这个逻辑应该很好理解。

　　在协作群里，创业团队最主要能够实现的就是资料的管理和分享。但是QQ微信等IM群、邮件和网盘，但这几类产品在文档管理方面有几个问题。比如QQ微信等IM群，似乎更适合娱乐和即时沟通，不便于文档的管理和积累;比如邮件，一来二去的反复修改之后，搞不清哪个是最新版本而且很难整理;再比如云盘，不能实现文档的编辑和协作功能。

　　那当我们在谈文档管理的时候，我们到底在谈什么?主要是三个功能：整理、协作和分享。以上三类产品都不能同时满足这个三个需求，而有道云协作可以。

　　按照群的概念，协作群内的文档以目录形式进行分类整理，可以支持office文档、笔记、协同表格等多种形式的文档。

　　然后基于这些文档，协作群内的成员可以对文档进行任意的编辑，甚至包括多人实时编辑表格，比如在进行任务安排或者头脑风暴的时候就十分适用。

　　另外，每一个成员修改完成后都会形成一个新的文档版本，也就是所谓的版本管理，这样就不会导致版本混乱不清，而且每一处改动都有历史记录。以及分享功能，每一个文档都有独立的分享链接，可以通过QQ微信和邮件分享给任何人。

　　即时通讯：围绕文档展开

　　针对文档管理，我们还增加了即时通讯功能。不过与其他即时通讯软件不一样的，云协作的即时通讯是围绕文档进行的。

　　比如每次修改完成都会形成新的版本，而这个版本会自动以通知的形式出现在即时通讯栏;

　　而如果对文档还有什么额外的需求，可以在文档内评论区直接留言评论，同样也会显示在通讯区。此你也可以直接在通讯区留言对话，类似QQ群，随时@相关的同事进行处理。

　　移动等多平台同步

　　另外以上所有的功能，我们都已经基本完成了移动端的同步，也就是说无论你是在办公室，还是出差在外都可以通过电脑、手机等多终端多平台来实现操作。比如手机通知提示你有新的工作动态，或者直接留言对话等等。这种把工作沟通放在工作软件里，也能够很好的平衡工作与生活。

　　有道云协作助力创业团队提升效率

　　回到最初我们提到的阳光印网，他们快速进行业务扩张时，使用云协作来让300个城市业务人员与总部间的协同工作。各城市的业务人员向总部提报业务信息，简单操作就可以把全国的业务信息汇总到总部。而总部的产品资料每日更新，全国各地的业务员无需邮件，就可以同步或许这些更新的资料，免去了下发的繁琐和时间成本。

　　类似的案例同样在金融行业普遍存在，一些销售人员在外出拜访客户时，能够第一时间获取部门更新的产品资料给客户，同时反馈客户需求给部门，帮助他们促成下单、成单，比如国泰君安以及一些早期的互联网金融创业团队目前都有在使用有道云协作。

　　另外一个案例，大家相对熟悉——界面，它是有道云协作第一批也是最早一批客户。作为媒体行业的新兴力量，界面一直以创业团队定位自己，力求结构的扁平化、沟通及业务协作的高效化。作为一个创业团队且在成立初期，界面与所有创业团队一样，面临很多问题，比如大量记者需要外出采访、各类选题会、采编信息、采访资料等还要保持同步，以及主编与采编团队之间、记者与编辑之间的沟通协作问题。而通过有道云协作，采编团队能够针对文档展开高效、快速的沟通，文档修改版本问题也轻松解决，从而让采编团队更多精力专注在写作上。

　　创业“虚拟化”：未来创业公司形态的另一种可能性

　　很多创业公司有相当一大部分的开销花在了办公场地的租赁、办公设备的购买、水电煤等，这是每个创业团队不得不面对的最现实的问题。以及优质的人才的匮乏也是问题之一，有牛人可惜却远在他方、或者员工因为个人意愿离开一座城市而不得不面临的人员流失。

　　于是我们提出一种猜想：凭借着诸如有道云协作等越来越企业应用的兴起，未来的一部分创业团队可能可以实现“办公虚拟化”，即不需要在统一的时间和地点，通过互联网，凭借企业应用实现跨时间跨空间的办公和协作，从而更加灵活、高效、低成本。其实目前，已经有一小部分创业团队开始在尝试这种模式，并且实现了良好的运转。